ניהול פרויקטים כך תעשו את זה נכון

ניהול
ניהול פרויקטים כך תעשו את זה נכון
JBH

ניהול פרויקטים הוא תחום דינאמי ומאתגר שמושך רבים. מנהלי פרויקטים אחראים על הובלת הפרויקט לאורך שלביו השונים. מדובר בפונקציה מקצועית חשובה, שבלעדיה קשה לאגד את כל חברי הצוות סביב מטרה אחרת, לתכנן ולפקח את המשאבים המושקעים בפרויקט ולהוציא את הפרויקט לפועל. 



 

מנהלי פרויקטים נדרשים לסגל ראייה רחבה שלוקחת בחשבון את כל הפרטים הרלוונטיים להצלחת הפרויקט וגם נוכחים בשטח על מנת להבטיח שהפרויקט מתקדם על פי התוכנית, בלוח הזמנים שנקבע מראש. הם מצופים להפגין יכולת ארגון גבוהה יחד עם יחסי אנוש מצוינים, כדי לשמר את עבודת הצוות שכה חשובה לאיכות העבודה.
מנהלי פרויקטים נחשפים לשפע של הזדמנויות תעסוקתיות, כיוון שבפועל הם לא חייבים להכיר את הרכיבים הטכניים של המוצר עצמו. ברגע שיש להם את הכלים החשובים לניהול של פרויקט, הם יכולים להשתלב בכל ארגון, מכל סוג. תפקידם הוא להוביל משימות, להניע עובדים, לייעל את העבודה ולהבטיח עמידה בתקנים, בתקציב ובמטרות העסקיות של הפרויקט. בשנים האחרונות אפילו פותחו תקנים בינלאומיים המחייבים מנהל פרויקטים לפעול על פיהם במתכונת מובנית מראש על סמך מתודולוגיה שיעילותה הוכחה בשטח.

בבואכם לנהל פרויקטים, חשוב שתוכלו לתת מענה בכל שלב של הפרויקט: אפיון והגדרת הפרויקט, ניהולו בפועל, מעקב ובקרה על קצב ההתקדמות ועד חתימתו והפקת לקחים לצורך פרויקטים עתידיים. לפניכם מספר טיפים לניהול פרויקטים בצורה נכונה:

 

סדר וארגון במקום הראשון

אי אפשר לנהל פרויקט בלי לשמור על סדר וארגון, שיעזרו לכם להישאר ממוקדים ולדעת מה מצופה מכם ומהצוות בכל שלב בחיי הפרויקט. כדי לעשות זאת כהלכה, חשוב לתכנן תכנית הכוללת את לוח הזמנים של הפרויקט, התקציב, היקף הפרויקט ולעקוב אחר הביצוע בפועל.
כדאי להשתמש במערכת ניהול משימות שמאפשרת ליעל את הנושא של הקצאת משימות, פיקוח ובקרה על כל משימה שהושלמה ותכנון השלב הבא לאור ההישגים של הפרויקט עד כה.
השתמשו בדוחות מעקב יומיים, שבועיים וכולי, קבעו מראש מטרות מוגדרות וקריטריונים להצלחה הניתנים למעקב ומדידה ותעדו כל שלב.

 

ניהול זמן

הזמן הוא אויבו המושבע של כל מנהל פרויקטים הנמצא במרדף אחרי הזמן, וזמן שווה כמובן כסף. חשוב מאוד לא לחרוג מלוחות הזמנים, לתכנן מראש לוח זמנים מפורט הכולל כל משימה והזמן שמוקצה לה, להכיר היטב את הזמנים לשלבים שונים בפרויקט במיוחד במצבים בהם מעורבים בפרויקט גורמים רבים, לבצע תיעדוף נכון ולוודא שהכל מתקתק כשורה במסגרת לוחות הזמנים. השתמשו בהתראות כדי לוודא שאתם לא מפספסים שום דבר, משיחת טלפון חשובה ועד משימה שהתבקשתם לבצע, מעקב שוטף אחר ההתנהלות ודעו מתי ללחוץ ומתי להרפות. 

 

העקביות קובעת

מנהלי פרויקטים שעובדים בשיטתיות, מצליחים יותר בביצוע המשימות ובמעקב אחר התקדמות הפרויקט. נסו לסגל לכם שגרת יום קבועה הכוללת מעבר על כל המשימות הפתוחות ואלה שבוצעו, אל תקפצו בין משימות כדי לא להשאיר דברים באמצע וקצוות לא סגורים, כיוון שאלה יכולים לעכב את הפרויקט או לפגוע בהצלחה שלו.

 

היו מנהיגים

אפילו אם אינכם הממונים הישירים של העובדים בפרויקט, הרי שאתם מנהיגי הפרויקט והעובדים נושאים אליכם את עיניהם. לכן, חשוב שתכירו היטב את חברי הצוות, מה תפקידו של כל אחד בפרויקט, חוזקותיו וחולשותיו וכן שמרו על קשר קבוע עמו, כדי לבחון את ההתקדמות שלו, אם יש קושי או בעיה, האם הוא מקבל את המידע הדרוש מעמיתים. בקשו מכל עובד בפרויקט לעדכן את הסטטוס שלו בשלבים שנקבעו מראש.

 

התייחסו לסיכונים

ניהול סיכוני הפרויקט דורש התייחסות מקצועית ממנהלי הפרויקט, כיוון שיתכנו מצבים של חריגות תקציביות או חריגות לוחות זמנים או שינוי קונספטואלי ובעיה בפיתוח שידרשו מכם לשלוף תכנית מגירה. סומכים עליכם שתדעו מתי לעצור, להאט או לבצע שינויים עם אמצעים יעילים כדי לגרום לפרויקט להצליח על אף כל האתגרים בדרך.

 

קורס ניהול פרויקטים הוא קורס ניהול חשוב למי שמתעתד לאייש עמדה של מנהל פרויקטים בארגונים ומקנה את הכלים והמיומנויות להתמודדות עם מצבים משתנים במחזור חיי הפרויקט מהידע התיאורטי ועד התרגול המעשי שמכין אתכם ישירות לשטח.
 

קורסים קשורים
מאמרים קשורים
לכל המאמרים