מנהלי פרויקטים נהנים כיום ממגוון כלים מתקדמים שמאפשרים להם לייעל תהליכים – אחד מהם הוא ג'ירה (Jira). כלי שפותח על ידי החברה האוסטרלית Atlassian ונועד לנהל משימות, לעקוב אחר באגים ולהפוך את זרימת העבודה לאוטומטית יותר. הוא אידיאלי לתפיסת העבודה בסביבת agile, בה נדרשת גמישות ותגובה מהירה.
תכונות מערכת Jira
Jira (שמגיעה מהמילה היפנית "גוג'ירה", שפירושה גודזילה) משמשת ליצירת מקרי בדיקה ומאפשרת חיפוש מהיר וממוקד של פרויקטים וזיהוי נוח של ליקויים.
לכלי מגוון לוחות המאפשרים ייצוג חזותי של זרימת העבודה ומעקב אחר סטטוס והתקדמות.
ניתן ליצור לוחות מחוונים מרובים עבור מגוון פרויקטים וכך לשפר גם את התיעוד הטכני בניהול הפרויקט. לדוגמא, אפשר להשתמש בכלי בתרשים עוגה ולהציג משימות פתוחות ומשימות סגורות. אחת היכולות החזקות של ג'ירה היא לוחות Scrum המאפשרות את ניהול הספרינט של הצוות, לשייך תפקידים של חברי הצוות והקצאת משימה. כלי נוסף הוא לוחות Kanban, המאפשרים לצוותים לעבוד ב-Kanban ולהגדיר תאריכי יעד כולל התראות בהתאמה אישית.
כדי לנהל פרויקטים בצורה אפקטיבית רצוי להשתמש ב-addons מותאמים כדי לקבל תמונה ברורה של הפרויקט וכדי לשפר את יכולת מנהלי הפרויקטים בכלי. לדוגמא, Advanced Roadmap שפותח על ידי חברת Atlassian.
לכלי אפילו פיצ'ר המודד כמה זמן הושקעה בתיעוד והיות והוא בעל ממשק ידידותי למשתמש קל יחסית ללמוד אותו ולהשתמש בו וכן לשתף מידע בין חברי הצוות, זאת על מנת לבצע סנכרון בתהליכי העבודה, חלוקת משימות שיש לבצע, סגירת משימות שבוצעו וכן לצורך קבלת תחזית מקיפה של כל שלב בפרויקט.
את כל הנ"ל ניתן להתאים לכל ארגון על ידי קונפיגורציה ייעודית של תהליכים (Workflows), היררכיה של ה-Backlog ועוד.
אוטומציה בעזרת Jira
ניתן לבצע גם אוטומציה בעזרת ג'ירה כדי לחסוך בזמן, לשלב צוותים בפרויקט ולחסוך בעלויות ולהעלות פרודוקטיביות.
ל-Jira יש ממשקים למערכות אחרות. המערכת מאפשרת לבצע התאמה אישית לסוגי הפרויקטים השונים באמצעות תבניות וכל זה בכמה לחיצות בלבד.
ניתן לבצע הקצאות אוטומטיות ולסנכרן באופן אוטומטי בין פרויקטים ומוצרים כאשר בוחרים ממגוון תבניות. כמו כן, אוטומציה של Jira פועלת במגוון כלים כמו Slack, Microsoft Teams, Bitbucket, GitHub ועוד.
האוטומציה ניתנת להתאמה אישית ויכולה לסייע בהגדרת כללים. למשל, בעדכון הצוות או הלקוחות כשנעשה תיקון לבאגים.
ישנה גם אוטומציה גלובלית, הזמינה ב-Jira Software Premium, שמאפשרת ליצור כלל אחד שיכול לבצע אוטומציה על פני רבים או כל הפרויקטים.
היתרונות של שימוש במערכת Jira
יש שתי גרסאות זמינות של ג'ירה – גרסת ענן וגרסת שרת. ניתן להשתמש ב- Jira Data Center ולאחר אותה בפלטפורמות ענן כגון AWS או Azure או להשתמש -Jira Cloud, Atlassian.
היופי הוא שניתן לגשת למערכת בכל זמן ומכל מקום כולל גישה מאפליקציות בטלפון ומטאבלטים כך שגם בעידן של עבודה היברידית או עבודה מרחוק ובצוותים גלובליים אפשר להתחבר לצוות דרך אותה פלטפורמה.
ג'ירה שימושית מאוד גם בכל הנוגע לזיהוי סיכונים, ניתוח SWOT והיא מאפשרת לראות את התמונה הגדולה בכל רגע נתון כולל להתעכב אחר בעיות וליקויים. היא גם בעלת תכונות של אבטחה וישנם תוספים שמאפשרים לבצע הרחבות.
לא רק מנהלי פרויקטים משתמשים ב-JIRA וזה כלי נפוץ גם בקרב מפתחים, אנשי שיווק, מנהלי משאבי אנוש ומנהלי מוצר שבהחלט שווה להכיר ולאמץ בניהול פרויקטים ומשימות במיוחד בסביבה דינאמית זריזה ומרובת צוותים.
