הגדרה של רשימת יעדים אישיים בעבודה מסייעת לצוות לתכנן את הפעילות מראש מבחינת המיקוד, אפיון תהליכי עבודה, חלוקת משימות והגדרת לוחות זמנים ותקציב. מנהלים שמציבים יעדים יוכלו למדוד את היעדים על פי הישגים מקצועיים של כל עובד ושל הצוות בכללותו. עובדים זקוקים לעובדים על מנת להבין מהן הציפיות מהן וכן כמנוע לצמיחה אישית ומקצועית.
מיפוי היעדים העסקיים והפיכתם להוראות ביצוע ברורות
יעדים עסקיים מוכתבים לרוב מלמעלה, מהדרג הגבוה מטה, אך המנהל המכיר את תפקוד הצוות ויכולותיו של כל עובד מעבד את הציפיות של ההנהלה הבכירה ומפשט את האסטרטגיה העסקית והחזון להוראות ביצוע ברורות ומדויקות.
מרבית היעדים העסקיים קשורים לפריון עבודה, תפוקה, עמידה בלוחות זמנים כמו ייצור רכיב לפי צרכי הלקוח בפרק הזמן שהוקצב לטובת הנושא, כניסה לשווקים חדשים, השגת לקוחות חדשים וכל יעד עסקי שהחברה החליטה שהיא מעוניינת לכבוש בתעשייה בה היא פועלת.
היעד העסקי משפיע על תהליכים וקצב העבודה ותפקידו של מנהל הוא להתוות את אופן ההתנהלות על פי מדיניות ונהלי החברה, לבצע מעקב ולתת משוב על פי הצלחה.
מנהל מיומן ידע כיצד לחלק את המשימות שיש לבצע על מנת להשיג את היעד העסקי בין העובדים, כל אחד על פי הכישורים הרלבנטיים.
כל עובד ויעד המתאים לו ביותר
במסגרת העבודה נהוג להקצות יעדים אישיים לכל עובד לפי נקודות החוזק וההתמחות שלו בהשגת המטרות האישיות שהוא קיבל. למשל, כאשר עובד ממונה על חלק כלשהו בפרויקט הוא אחראי לסיים את המשימות שהוקצו לו במסגרת הפרויקט לפני שהוא עובר לשלב הבא או מסייע לעמיתים במשימותיהם. הגדרת היעדים האישיים תלויה באופי הארגון וסגנון הניהול של המנהל: ישנם ארגונים שמעניקים לעובדים את חופש הבחירה להגדיר עבור עצמם יעדים בעוד ארגונים אחרים הם אלה שקובעים מה יהיו היעדים השונים כמו שיש ארגונים שמתגמלים על עמידה ביעדים אישיים בעוד אחרים נוהגים לתגמל רק על עמידה ביעדים עסקיים.
בהגדרת יעדים משתמשים לרוב במודל S.M.A.R.T כאשר ראשי התיבות הם: מפורט S = Specific, מדידM = Measurable, בר השגהA = Attainable, רלוונטיR = Relevant ו-תחום בזמן T = Time bound. הספציפי הכוונה היא שיש להגדיר יעד בצורה המדויקת והברורה ביותר כאשר היעד צריך להיות מדיד – למשל, אם הצלחתם להגדיל את התפוקה, בר השגה פירושו שהיעד יהיה בר השגה וניתן יהיה לעמוד במשימה להשגתו, שהוא יהיה רלבנטי לפרויקט ולהשגת התוכניות ותחום במועד, כמו למשל, בחלוקה לשבוע או חודש כך שניתן יהיה לבצע מעקב ולבצע שינויים ואופטימיזציה בעת הצורך.
הקשר בין היעדים האישיים לעסקיים והעדפת העובדים
כאשר המנהל מקצה משימות מצופה ממנו לחשוב במונחים של ריבוי משימות וריבוי ממשקים וחיבורים, מה יהיה היעד האישי של כל עובד ואיך כל היעדים האישיים של כלל העובדים ישתלבו ביעדים העסקיים, כדי שלא יהיו כפילויות ומצד שני, שגם יתקיים שילוב סינרגטי נכון בין כלל המשימות. למשל, עובד X מסיים בזמן את המשימה שהיא הבסיס לעבודתו של עובד Y.
בעוד היעדים העסקיים הם לרוב כלליים, הרי שיעדים אישיים הם יעדים ספציפיים יותר המשתנים מעובד לעובד. החשיבות היא לבצע התאמה ישירה בין העובד ליעד האופטימלי עבורו כך שתהיה לו המוטיבציה הדרושה להצלחה ושגם התוצרים יהיו הטובים ביותר.
יש להתייחס גם לדרך בה כל עובד תופס מהפרספקטיבה האישית שלו את היעדים האישיים וכיצד הם משרתים את האינטרסים שלו, למשל, בקידום הקריירה שלו.
כאן נכנס לתמונה המשוב אשר מטרתו היא לבדוק האם אכן יש קורלציה בין היעד האישי שניתן לעובד ובין השאיפות האישיות שלו. עובדים שמקבלים יעדים אישיים שאינם עולים בקנה מידה אחד עם הציפיות שלהם עשויים להיות מתוסכלים מכך ולא בהכרח יתרמו להצלחת הפרויקט או גרוע מכך, אף יחבלו בסיכויי הצלחתו ויעכבו את התקדמותו.
תיאום הציפיות בין הממונה לעובד בכל הנוגע ליעדים האישיים הוא קריטי בשלב ראשוני של תכנון הפרויקט ולרוב מלווה בגישת עבודה אישית. זו הסיבה שחשוב שהיעדים האישיים של העובדים יתאימו ליעדים הארגוניים והעסקיים.
מחקרים מצביעים על כך שכאשר היתה קורלציה בין הגדרת היעדים האישיים ליעדי הארגון תוך הסכמת העובד בנוגע ליעדים האישיים, תפוקת העובדים גדלה באופן משמעותי.
במסגרת קורס ניהול לומדים המשתתפים כיצד לטפח תחושת הישגיות ולקשור את היעדים האישיים ליעדים העסקיים של הארגון כדי להשפיע על שביעות רצון העובדים והצלחת הארגון בהשגת היעדים. מומלץ להגדיר יעדים לטווח קצר ולטווח ארוך כדי לתכנן מראש כיצד יושגו המשימות השונות בעבודה אישית וקבוצתית.
