בתקופת הקורונה פרויקטור הפכה מילה מוכרת במדינה והחזירה לשיח את חשיבותו של מנהל פרויקט. אומנם מנהלי פרויקטים בארגונים לרוב לא מנהלים פרויקטים לאומיים, אבל תפקידם בהחלט חשוב להצלחה.
יש חברות שעובדות על פרויקט אחד משמעותי מתמשך בעוד אחרות על פרויקטים רבים במקביל, ויש מי שגם מחלקות פרויקט אחד גדול לפרויקטים קטנים ובכל מקרה, לכל אחד מאלה ממונה מנהל פרויקט. הוא המוביל, האחראי להוצאת המשימה לפועל ומעורב בה לכל אורך הדרך. מחלוקת תפקידים והקצאת משימות, דרך הגדרת משאבים ולוחות זמנים ועד פיקוח בזמן אמת תוך התאמת העבודה הנעשית לצרכי החברה והלקוח.
קיימות מתודולוגיות שונות לניהול פרויקט וכל מנהל פרויקטים בוחר את הדרך שלו לפרויקט הייעודי במטרה לצמצם עלויות ולעמוד בלוחות הזמנים מבלי להתפשר על איכות וסטנדרטים.
תכנון אסטרטגי הוא חלק בלתי נפרד מהפעילות העסקית של ארגונים, ואחד הכלים העסקיים הפופולאריים שניתן לנהל על בסיסו פרויקטים הוא מודל שרשרת הערך של מייקל פורטר.
פורטר הוא פרופסור למנהל עסקים בהרווארד ובעל שם עולמי בתחום האסטרטגיה העסקית אשר הטביע את מושג שרשרת הערך כבר בשנת 1985 בספרו "היתרון התחרותי", במטרה להגדיר כיצד החברה יוצרת יתרון תחרותי בשוק ותיאר אותו כתוצר של תהליכים, שכל אחד מהם מוסיף ערך ללקוחות החברה.
הפעילויות המרכזיות בשרשרת הערך ובניהול הפרויקט
בעת ניתוח התהליך פורטר מסווג את שרשרת הערך לחמש פעילויות עיקריות: לוגיסטיקה נכנסת, תפעול, לוגיסטיקה יוצאת, שיווק ומכירות ושירות, כאשר המטרה של הפעילויות היא ליצור ערך העולה על עלות הביצוע ולהניב רווח גבוה יותר.
מנהלי פרויקטים המפקדים על הפרויקט ומעורבים לכל אורכו מהווים למעשה דמות מרכזית בתכנון הפרויקט, ותפקידם לוודא שכל פעילות אכן תפיק ערך רב, כך שבסופו של דבר החברה תגדיל את רווחיה.
ניקח לדוגמא חברת אופנה, כיצד היא יכולה ליישם את מודל שרשרת הערך של פורטר בפרויקטים שלה?
נתחיל מהלוגיסטיקה הנכנסת המתייחסת לאחסון, בקרה על מלאי של חומרי הגלם, תקשורת עם ספקים. המטרה היא לשים דגש על לוגיסטיקה יעילה במיוחד, בחירה מראש של בדים איכותיים ועמידים כדי להבטיח סטנדרטים גבוהים במיוחד של הבגדים.
מכאן ממשיכים להיבט התפעול – אם לחברה יש סניפים, האם הם שלה או בזכיינות והאם מערך התפעול הוא יעיל ואיזה ערך הפן התפעולי נותן לחברה מבחינת מהירות ייצור ושליטה מלאה בפס הייצור.
מבחינת לוגיסטיקה יוצאת, כאן נבחנות כל הפעילויות להפצת המוצר הסופי כמו שליחה מהירה של הבגדים ללקוח קצה או לסניפים. בתחום השיווק והמכירות המטרה של מנהל הפרויקטים היא לכוון נכון כך שיהיה קל יותר להגיע ללקוחות הפוטנציאליים ולבחור את קונספט השיווק והמכירות הרלבנטי, כמו מהי שיטת השיווק המתאימה שתעניק ערך ותעלה את המכירות, האם להתמקד בעיקר בפרסום באונליין וכדומה.
השירות היא פעילות חשובה בשרשרת הערך ויש לתת דגש על שירות טוב ומתקדם כדי לשפר את חוויית הצרכן הסופי, בין אם בקביעת מדיניות החלפה או החזר כספי שמעוררת אמון ובין אם במתן שירות אישי ואדיב ומהיר ובזמינות גבוהה.
הפעילויות שהוזכרו הן בעלות ערך ישיר לארגון, אך פורטר מזכיר גם פעילויות משניות המעניקות תמיכה בשרשרת הערך כמו רכש – כיצד החברה משיגה את חומרי הגלם כולל ניהול מו"מ מול ספקים, ניהול משאבי אנוש שחשוב לנאמנות העובדים והנעתם כך שיתרמו בכל אחד משלבי הפרויקט. כמו כן, תשתית טובה המאפשרת לשמור על הפעילות של הארגון ופיתוח טכנולוגי דוגמת תהליכי אוטומציה, ציוד, חומרה ומערכות מידע הן דרכים להפחתת עלויות או השגת יעילות.
בניהול פרויקטים משתמשים בכלי של פורטר ליצירת ערך ללקוחות בפרויקטים שונים הן בענף השירותים והן בענף הייצור ומזהים שיטות באמצעותן ניתן לייצר ערך ולמקסם ערך זה לרוב ב-3 שלבים: שלב הניתוח במהלכו מנתחים כיצד הערך מוסיף לפעילות, שלב השינויים כאשר מחליטים האם יש לבצע שינויים ושלב תכנית הפעולה.
מנהל פרויקטים חיוני לכל אחת מהחוליות בשרשרת ויעילות תפקידו קריטית להצלחת שרשרת הערך. במסגרת קורס ניהול פרויקטים נלמדים מודלים עסקיים רבים וניתנים כלים לביצוע התפקיד בדרך הטובה ביותר.
