ניהול פרויקטים הוא תחום מבוקש, מאתגר ומרתק בזירת ההייטק. מנהלי פרויקטים בהייטק ממונים על הפרויקט ממגוון היבטים: תכנון, הקצאת משאבים, מעקב אחר התקדמות, ניטור ובקרה, הערכת ביצועים.
פרויקטים בהייטק יכולים להיות של מגוון מוצרים טכנולוגיים כמו ערכות בתחום הסייבר, פלטפורמה בעולמות הבינה המלאכותית, פתרונות אוטומציה ועוד.
ניהול הפרויקט מושפע במובנים רבים מהיקף הפרויקט, אופי הפרויקט, התקציב, הדרישות העסקיות, אך לרוב תהליך של ניהול פרויקטים מבוסס על חמישה שלבים מרכזיים שהם אבני הבניין של כל פרויקט לאורך מחזור חייו: ייזום הפרויקט, תכנון הפרויקט, ביצוע הפרויקט, ניטור ובקרת הפרויקט, סגירת הפרויקט.
לפניכם הכרות עם כל צעד בניהול פרויקטים בהייטק כפי שתוכלו ללמוד במסגרת קורס ניהול פרויקטים, שיכשיר אתכם לעבודה בניהול פרויקטים.
ייזום הפרויקט
פרויקט מתחיל בשלב הרעיון, הקונספט או הצדקה עסקית (Business case) והמטרה היא להפוך אותו למציאות.
שלב ייזום הפרויקט דורש הגדרה של הפרויקט כאשר הוא מתחיל ביצירת מסמך ייזום שכולל זיהוי בעלי העניין, איסוף של הדרישות הטכניות, הצבת מטרת הפרויקט ותוצרים מבוקשים, קביעת אילוצים וסיכונים, תקציב, ציר זמן משוער, מינוי מנהל הפרויקט וגיבוש קבוצת הפרויקט והגורמים המעורבים בפרויקט. כמו כן, אישור מסמך הייזום הפרויקט על ידי ההנהלה.
בשלב ייזום הפרויקט נהוג לערב בעלי עניין פנימיים וחיצוניים על מנת להרחיב את הפרספקטיבה, לבצע תיאום ציפיות, ליישר קו ולצאת לדרך כשכל בעלי העניין מבינים את מהות ומטרת הפרויקט.
תכנון הפרויקט
בשלב זה מתכננים את הפרויקט על פי הדרישות מבעלי העניין, המשימות הצפויות, לוחות הזמנים כולל הגדרת יעדים. בעולמות המסורתיים תהליך התכנון יכלול את כל התכולה הדרושה. בעולמות ה-Agile התכנון יהיה לטווח קצר מתוך ידיעה שלא כל התכולה ברורה ושכמובן ידרשו שינויים. הגדרת היעדים יכולה להתבצע בהתאם למודל S.M.A.R.T: Specific – מטרה ספציפית, Measurable – ניתנת למדידה, Attainable – מטרה בת השגה, Relevant – בדיקה שכל יעדי הפרויקטים רלבנטיים למטרה או לאסטרטגיה העסקית, Time-bound – תיחום והצבת מגבלת זמן לפרויקט.
תוכנית הפרויקט היא היסוד לפרויקט בשלב זה גם מנסים לחשוב על תרחישים שונים וכיצד להתכונן לקראתם. בנוסף, מחליטים על שיטות העבודה, המערכות והתוכנות שישולבו, גיבוש אחריות הצוות וכדומה. תכנון הפרויקט הוא שלב קריטי בפרויקט. יש למנוע מצב שבו מתבצעות משימות בפרויקט שלא תוכננו ולכן חשוב להשקיע את הזמן הדרוש בפרויקט.
ביצוע הפרויקט
ההוצאה אל הפועל או ההטמעה מחייבת את מנהל הפרויקט לעקוב אחר הביצועים ואחר הצוותים בעבודתם.
ההתנהלות תלויה במובנים רבים גם בסגנון של ניהול הפרויקט, למשל, ניהול פרויקטים בשיטת Agile שמחייבת תגובה מהירה לשינויים תוך כדי תנועה ותכנונים קצרים ומהירים לכל שלב בפרויקט. במהלך ביצוע הפרויקט יש לבצע עדכונים ודיווחים כדי שיהיה מעקב אחר ההתקדמות מצד ההנהלה, הלקוחות וכדומה.
ביצוע הפרויקט כולל תיאום בין בעלי העניין השונים, ריכוז המשימות, אדפטציות ושינויים לקידום הפרויקט.
ניטור ובקרה של הפרויקט
ניטור ובקרה מהווים מהלכים חיוניים בשליטה בהתנהלות ומחייבים את מנהל הפרויקט לבדוק שאכן הפרויקט עומד במסגרת התקציבית, בלוחות הזמנים, בביצועים. הבקרה יכולה להתבסס על פרוטוקולים שונים, תוכניות בדיקה, אימות של קריטריונים שונים ומדדים על מנת לבחון אם המשימות מבוצעות על פי המדדים שנקבעו, שיפורים בתהליך הניהול, בדיקה אם יש להקצות ולגייס משאבים נוספים למען הצלחתו או צמצום המשאבים במידה ומתגלות חריגות לא צפויות.
סגירת הפרויקט
שלב הסיום של הפרויקט הוא שלב סגירת הפרויקט בו גם לרוב מבצעים רפלקציה על מנת לבחון ולהעריך איך התנהל הפרויקט כולל איתור טעויות לאורך הדרך וכן להפיק תובנות ומסקנות להמשך על מנת ללמוד מלקחים ולשפר את הביצועים. לרוב הבדיקה בסגירה תכלול יעדים שהושגו בפועל לעומת יעדים שתוכננו, שימוש מושכל במשאבים, עלויות מול תקציב, יעילות הצוותים ודרכים להצמחת הפעילות העסקית.
קורס ניהול פרויקטים יקנה לכם ידע וכלים בעולם ניהול הפרויקטים בהייטק מתכנון לוחות זמנים דרך הקצאת משאבים ועד אסטרטגיות למעקב ובקרה, ניהול איכות וביצועי הפרויקט לאורך מחזור חיי הפרויקט. חשוב שהקורס יעמיק גם בעולמות המסורתיים (Waterfall) כדי לוודא שארגז הכלים המקצועי שלכם מכיל את הכלים הנכונים ומושגי יסוד לניהול הפרויקט ובעולמות ה-Agile כדי להכיר את הכלים והחשיבה העדכנית לשוק. קורסים מתקדמים יותר ישלבו גם תרגול יותר מעמיק והכרת כלים מעולמות ה-Agile כגון Jira.
