היתרונות של ישיבת צוות
ישיבות צוות מסייעות להכרות בין חברי הצוות הנדרשים לעבוד ביחד כיחידה מובחרת ולהעלות נושאים לדיון ולגבש את דרך הפעולה הנחוצה בעבודה המשותפת למען הצלחת הפרויקט. בישיבת צוות ניתן להציף קונפליקטים ולחשוב ביחד על פתרון של בעיות. הישיבות משרתות הן את האינטרסים של חברי הצוות עצמם המעוניינים לשתף והן את המנהלים שיכולים לנצל את המומנטום להענקת משובים ולחלק משימות להמשך הדרך, כדי לשפר תהליכי עבודה.
חלק ניכר מישיבות צוות מוקדש לעניינים ביורוקרטיים ואינפורמטיביים, כמו חידושים ועדכונים מטעם ראשי הארגון ולרוב נהוג לקיים סבב בין כל המשתתפים, כך שכל אחד בתורו יוכל לעדכן בחלק עליו הוא אחראי בפרויקט.
למנהל, כפי שנלמד במסגרת קורס ניהול, תפקיד חשוב שניהול ישיבות צוות אפקטיביות כאשר המטרה היא להניע את הצוות גם בתנאי לחץ. ניתן לרתום את חברי הצוות ולערוך מעין סימולציותתרגול של מצבים אפשריים בסביבה מוגנת, כדי לבחון תגובות ולהתאמן על קבלת החלטות. או דיונים כדי להגיע להסכמה בנוגע לנושאים לא פתורים וללמוד את החולשות והחוזקות של המשתתפים תוך כדי הישיבה. מנהל מיומן יידע כיצד לאתר את נקודות התורפה של הצוות וכיצד לייצר תקשורת אפקטיבית בין חברי הארגון שיאפשרו זרימת עבודה טובה יותר. זו הזדמנות נהדרת גם לחלק פידבקים והערכות על מנת להעלות את המוטיבציה של כל המשתתפים ולהחליט ביחד על המשך העבודה.
ישיבת צוות יכולה להתקיים אחת לשבוע, אבל סביר יותר להניח שתתקיים אחת לחודש במיוחד בעתות לחץ וכאשר מדובר בצוותים גדולים יחסית ולרוב תתקיים כמספר שעות. כמובן שאפשר לקיים ישיבות צוות בתדירות גבוהה יותר בהתאם לצרכי הארגון והצוות.
ניהול אפקטיבי של הישיבה
על מנת לייעל את התהליך כדאי להגיש מראש הצעה לסדר היום של ישיבת צוות מנושאים שיעלו לדיון ועד חלוקת זמן לכל משתתף או תוכן עניינים לפי נושאים בהם מעוניינים לדון במסגרת הישיבה. מומלץ תמיד שיהיה משתתף שיתעד את הנושאים השונים ויוכל גם לשלוח סיכום למשתתפים וגם לאלה שלא יכלו להגיע וכן כרקע למפגש הבא. חשוב מאוד לסיים כל ישיבה עם משימות מוגדרות או הסכמות בדבר הפעילות כדי שהמשתתפים יצאו מהישיבה כשהם יודעים בדיוק מה מצופה מהם וגם חדורי מוטיבציה.
חשוב מאוד לסיים כל ישיבה עם משימות מוגדרות או הסכמות בדבר הפעילות כדי שהמשתתפים יצאו מהישיבה כשהם יודעים בדיוק מה מצופה מהם וגם חדורי מוטיבציה.
מנהלים רבים נוטים לבקש גם משובים מהעובדים בדבר ישיבת הצוות והתנהלותה על מנת לשפר את ההגשה של החומר או את תרבות הדיון, מפיקים מסקנות ומשתכללים עם הזמן.
רוצים לנהל ישיבת צוות מוצלחת? בקורס ניהול לומדים תוך כדי סימולציות ואימונים מהמומחים בתחום כיצד לנהל ישיבת צוות טובה, איך לקהל החלטות במסגרת ישיבת צוות, לחזק ולהעצים את עצמם כמנהיגים בעיני העובדים וליצור גיבוש צוותיתהליך שבו חברי הצוות בונים אמון ושיתוף פעולה סביב מטרה משותפת. בעבודה למען השגת מטרה משותפת.
מה לקחת מכאן
- הכינו סדר יום מראש ושלחו אותו למשתתפים, כדי שיגיעו מוכנים והדיון יהיה ממוקד.
- מנו מתעד קבוע או מתחלף, והפיצו סיכום לכל הנוגעים בדבר, גם למי שלא נכח.
- סיימו כל ישיבה במשימות ברורות עם אחראים והסכמות מוגדרות.
- בקשו מהצוות משוב קצר על הישיבות עצמן, ושפרו את הפורמט מדי תקופה.
שאלות ותשובות
המאמר מציין שישיבה יכולה להתקיים אחת לשבוע, אך שכיח יותר לקיים אותה אחת לחודש, במיוחד בצוותים גדולים יחסית. בעתות לחץ או בפרויקט אינטנסיבי אפשר להגביר את התדירות. הכלל המנחה הוא צורכי הצוות והארגון, ולא לוח זמנים קבוע מראש.
מגישים סדר יום מראש, ובו הנושאים לדיון ותכנון זמן לכל משתתף או נושא. ממנים משתתף שמתעד את הנקודות ושולח סיכום לכולם. מסיימים עם משימות והסכמות מוגדרות, כדי שכל אחד יֵדע מה מצופה ממנו.
כן, אבל כדאי להפריד בין משוב על העבודה המשותפת ובין משוב אישי רגיש. בישיבה אפשר להעניק משוב על תהליכי עבודה, להכיר בהישגים ולהחליט על המשך הדרך. עניינים אישיים עדיף להשאיר לשיחה פרטנית.
מעוניינים בייעוץ אישי לארגון שלכם?
המומחים שלנו ישמחו להתאים עבורכם תוכנית הכשרה מדויקת לצרכים שלכם.
