מנהלי פרויקטים נהנים כיום ממגוון כלים מתקדמים שמאפשרים להם לייעל תהליכים – אחד מהם הוא ג'ירה (Jira). כלי שפותח על ידי החברה האוסטרלית Atlassian ונועד לנהל משימות, לעקוב אחר באגים ולהפוך את זרימת העבודה לאוטומטית יותר. הוא אידיאלי לתפיסת העבודה בסביבת agile, בה נדרשת גמישות ותגובה מהירה.
תכונות מערכת Jira
Jira (שמגיעה מהמילה היפנית "גוג'ירה", שפירושה גודזילה) משמשת ליצירת מקרי בדיקה ומאפשרת חיפוש מהיר וממוקד של פרויקטים וזיהוי נוח של ליקויים.
לכלי מגוון לוחות המאפשרים ייצוג חזותי של זרימת העבודה ומעקב אחר סטטוס והתקדמות.
ניתן ליצור לוחות מחוונים מרובים עבור מגוון פרויקטים וכך לשפר גם את התיעוד הטכני בניהול הפרויקט. לדוגמא, אפשר להשתמש בכלי בתרשים עוגה ולהציג משימות פתוחות ומשימות סגורות. אחת היכולות החזקות של ג'ירה היא לוחות Scrumמסגרת עבודה אג'יילית שבה הצוות עובד במחזורים קצרים וקצובים הנקראים ספרינטים. המאפשרות את ניהול הספרינט של הצוות, לשייך תפקידים של חברי הצוות והקצאת משימה. כלי נוסף הוא לוחות Kanbanשיטה לניהול עבודה בלוח חזותי, המציגה את שלבי התהליך ומסייעת לזהות צווארי בקבוק., המאפשרים לצוותים לעבוד ב-Kanban ולהגדיר תאריכי יעד כולל התראות בהתאמה אישית.
כדי לנהל פרויקטים בצורה אפקטיבית רצוי להשתמש ב-addonsתוספים חיצוניים שמרחיבים את יכולות הכלי ומתאימים אותו לצרכים ספציפיים. מותאמים כדי לקבל תמונה ברורה של הפרויקט וכדי לשפר את יכולת מנהלי הפרויקטים בכלי. לדוגמא, Advanced Roadmap שפותח על ידי חברת Atlassian.
לכלי אפילו פיצ'ר המודד כמה זמן הושקעה בתיעוד והיות והוא בעל ממשק ידידותי למשתמש קל יחסית ללמוד אותו ולהשתמש בו וכן לשתף מידע בין חברי הצוות, זאת על מנת לבצע סנכרון בתהליכי העבודה, חלוקת משימות שיש לבצע, סגירת משימות שבוצעו וכן לצורך קבלת תחזית מקיפה של כל שלב בפרויקט.
את כל הנ"ל ניתן להתאים לכל ארגון על ידי קונפיגורציה ייעודית של תהליכים (Workflowsרצף השלבים והסטטוסים שדרכם משימה עוברת מרגע פתיחתה ועד סגירתה.), היררכיה של ה-Backlogרשימה מסודרת של משימות ודרישות שממתינות לביצוע בפרויקט. ועוד.
אוטומציה בעזרת Jira
ניתן לבצע גם אוטומציה בעזרת ג'ירה כדי לחסוך בזמן, לשלב צוותים בפרויקט ולחסוך בעלויות ולהעלות פרודוקטיביות.
ל-Jira יש ממשקים למערכות אחרות. המערכת מאפשרת לבצע התאמה אישית לסוגי הפרויקטים השונים באמצעות תבניות וכל זה בכמה לחיצות בלבד.
ניתן לבצע הקצאות אוטומטיות ולסנכרן באופן אוטומטי בין פרויקטים ומוצרים כאשר בוחרים ממגוון תבניות. כמו כן, אוטומציה של Jira פועלת במגוון כלים כמו Slack, Microsoft Teams, Bitbucket, GitHub ועוד.
האוטומציה ניתנת להתאמה אישית ויכולה לסייע בהגדרת כללים. למשל, בעדכון הצוות או הלקוחות כשנעשה תיקון לבאגים.
ישנה גם אוטומציה גלובלית, הזמינה ב-Jira Software Premium, שמאפשרת ליצור כלל אחד שיכול לבצע אוטומציה על פני רבים או כל הפרויקטים.
ישנה גם אוטומציה גלובלית, הזמינה ב-Jira Software Premium, שמאפשרת ליצור כלל אחד שיכול לבצע אוטומציה על פני רבים או כל הפרויקטים.
היתרונות של שימוש במערכת Jira
יש שתי גרסאות זמינות של ג'ירה – גרסת ענן וגרסת שרת. ניתן להשתמש ב- Jira Data Center ולאחר אותה בפלטפורמות ענן כגון AWS או Azure או להשתמש -Jira Cloud, Atlassian.
היופי הוא שניתן לגשת למערכת בכל זמן ומכל מקום כולל גישה מאפליקציות בטלפון ומטאבלטים כך שגם בעידן של עבודה היברידית או עבודה מרחוק ובצוותים גלובליים אפשר להתחבר לצוות דרך אותה פלטפורמה.
ג'ירה שימושית מאוד גם בכל הנוגע לזיהוי סיכונים, ניתוח SWOT והיא מאפשרת לראות את התמונה הגדולה בכל רגע נתון כולל להתעכב אחר בעיות וליקויים. היא גם בעלת תכונות של אבטחה וישנם תוספים שמאפשרים לבצע הרחבות.
לא רק מנהלי פרויקטים משתמשים ב-JIRA וזה כלי נפוץ גם בקרב מפתחים, אנשי שיווק, מנהלי משאבי אנוש ומנהלי מוצר שבהחלט שווה להכיר ולאמץ בניהול פרויקטים ומשימות במיוחד בסביבה דינאמית זריזה ומרובת צוותים.
מה לקחת מכאן
- התאימו את הגדרות הכלי לתהליך העבודה של הארגון, ולא להפך.
- בחרו סוג לוח לפי אופי העבודה: Scrum לספרינטים, Kanban לזרימה רציפה.
- התחילו באוטומציה קטנה ומוגדרת, ורק אחרי שהיא מוכיחה את עצמה הרחיבו אותה לפרויקטים נוספים.
- בדקו לפני ההטמעה אם גרסת הענן או גרסת השרת מתאימה יותר לצוותים מבוזרים ולדרישות האבטחה שלכם.
שאלות ותשובות
לא. הכלי נולד לניהול משימות ומעקב אחר באגים, אבל כיום משתמשים בו גם מנהלי פרויקטים, אנשי שיווק, משאבי אנוש ומנהלי מוצר. מה שקובע הוא לא התחום אלא הצורך לנהל משימות, סטטוסים ושיתוף מידע בין כמה צוותים.
לוח Scrum מתאים לעבודה בספרינטים, כלומר מחזורי עבודה קצובים שבהם הצוות מתחייב למשימות מסוימות, ומאפשר לשייך תפקידים והקצאת משימות. לוח Kanban מתאים לזרימה רציפה של עבודה, ומאפשר להגדיר תאריכי יעד והתראות בהתאמה אישית. הבחירה תלויה באופי העבודה של הצוות ובקצב שבו היא מגיעה.
ג'ירה זמינה בגרסת ענן (Jira Cloud) ובגרסת שרת (Jira Data Center), שאפשר גם לארח בפלטפורמות ענן כמו AWS או Azure. ההכרעה תלויה בדרך כלל בדרישות האבטחה, ברמת השליטה הרצויה בתשתית וביכולת הארגון לתחזק אותה בעצמו. כדאי לבחון את השיקולים האלה מול מחלקת ה-IT לפני ההחלטה.
מעוניינים בייעוץ אישי לארגון שלכם?
המומחים שלנו ישמחו להתאים עבורכם תוכנית הכשרה מדויקת לצרכים שלכם.
