לדעת ולגעת בניהול פרויקטים

כמובן שתרחיש כזה לא יעלה על הדעת ברוב תחומי העיסוק והמקצועות המוכרים לנו, אך בתחום אחד אין התרחיש הזה
מהווה משהו חריג, וזהו תחום ניהול הפרויקטים. אנו פוגשים מקרים רבים שבהם נדרשים מנהלים לנהל ולהוביל פרויקטים משמעותיים ומרכזיים שערכם יכול להיות במאות מליוני יחידות כסף והאחריות לביצועם כבדה מאד וזאת מבלי שהוכשרו לכך. "תן לי לגעת בפרויקט ובהמשך… אלך לדעת" אומרים אותם מנהלים ומתעלמים מהדרישה להסמכה מוכרת ומחייבת לניהול פרויקטים, שלצערנו הרב לא מהווה תנאי סףדרישה מינימלית שחייבים לעמוד בה כדי להיחשב מועמד לתפקיד. בכניסה לתפקידי ניהול פרויקטים בארגונים.

על בסיס מחקרים שנערכו לאורך השנים (כמו ,Johnson et. Al.-2001 Pinto & Slevin-1987) התברר שמנהלים רבים והפרויקטים שלהם לא עומדים בזמנים, בתקציב ובתכולהמכלול העבודות, התוצרים והדרישות שהפרויקט אמור לספק, והגבולות שלהם.. מחקרים אלו הוכיחו באופן ברור שכישלונם של פרויקטים לא נובע בד"כ ממחסור בידע טכנולוגי אלא דווקא ממחסור הקשור להיבטים ניהוליים של המשימה כמו: תכנון ראשונישלב ההכנה בתחילת הפרויקט, שבו מגדירים מטרות, משימות, לוחות זמנים ותקציב. בלתי מספק, אי הקצאת משאבים לניהול הפרויקט, בעיות פתאומיות במהלך הפרויקט, גורמים אנושיים וארגוניים, מבנה ארגוניחלוקת הסמכויות, האחריות וקווי הדיווח בארגון. לא מתאים לניהול פרויקט, שינויים תכופים ובעיות בתקשורת בין–אישית.

למרות זאת ברוב המקרים הסתמן שארגונים העוסקים בניהול פרויקטים התקשו להבדיל בין יכולות הניהול של מומחי מקצוע (הנדסי בד"כ) העושים שימוש במיומנות ובניסיון שלהם כדי להשלים את משימות הפרויקט, לבין היכולות השונות לחלוטין הנדרשות ממנהלי פרויקט, וכבר בתחילת הפרויקט הם שוגים בכך שהם פותחים בתהליך לקוי לבחירת מנהל פרויקט שאינו מתאים לכך ברמת האישיות, בהכשרתו, ןבידע והניסיון ההכרחיים לניהול הפרויקט.

מהם המאפיינים של מנהלי הפרויקטים ומה הכשרתם?

רובם אנשי מקצוע מתחומים שונים שהופכים להיות מנהלי פרויקטים כתפקיד מזדמן ("מושאל" לטובת הפרויקט ובד"כ ממשיך במקביל גם במילוי תפקידו המסורתי). אז מה הבעיה בעצם אם עובד מתחיל לכאורה, בתחתית הסולם בארגון ומתקדם להיות מנהל פרויקט ? שום דבר, לבד מהעובדה שאם אין לו הכשרה לנהל פרויקטים (גם אם יש לו הכשרה ניהולית רגילה) הוא עלול להיכשל, ואז מעובד מוכשר הוא עלול להפוך למנהל גרוע.
אם כך מה חדש בכך שהתקדמות אינה קשורה בהכרח להכשרה ? כלום, פרט לכך שבעת האחרונה ניהול פרויקטים הפך להיות שם דבר לניהול מקצועי ייחודי ולא עיסוק מזדמן, ומעצם הגדרתו כמקצוע הוא מחייב הכשרה. ואם כך נשאלת שאלה נוספת: האם יתכן שאנשי המקצוע (מהנדסים, הנדסאים, מנהלי רכש ועוד) לומדים במסגרת הכשרתם המקצועית המסורתית מיומנויות ניהול פרויקטים ? והתשובה היא: כמעט ולא.
מכאן ברור שאת את הפער בין הניסיון המקצועי והיכולות של כל אחד מבעלי המקצוע לבין האתגרים הפרויקטלים שיעמדו בפניהם בשטח במידה וימונו למנהלי פרויקט יש לסגור באמצעות הכשרה יחודית לניהול פרויקט.

ואז מעובד מוכשר הוא עלול להפוך למנהל גרוע.

אם כך מדוע לא מתבצעת הכשרה כזו?

כדי להבין כיצד יתכן שתחום ניהול פרויקטים נקלע למצב המוזר שמנהלים אותו אנשים שהכשרתם חסרה, יש לבחון תחילה את התהליך "הטבעי" שבעקבותיו פועלים ארגונים למינוי מנהלים מבלי להקנות להם את ההכשרה המתאימה הדרושה כדי לקחת אחריות ולהנהיג את הפרויקט.