אם בעבר מנהלי פרויקטים רבים צמחו אל תוך התפקיד לאחר שקודמו מתפקידים בקו הייצור, התכנון או הניהול, הרי שכיום מדובר בהתמקצעות מכוונת מראש וישנם קורסי ניהול פרויקטים המכשירים מנהלי פרויקטים מומחים שמסוגלים להכיל את שלל המיומנויות בתחום בפרויקטים שונים בענפים מגוונים – בנייה, אדריכלות, תעופה וביטחון, רשתות מחשבים, תקשורת או פיתוח תוכנה.
איזה כישורים מעצבים את תפקיד מנהל הפרויקטים ומה צריך כדי להצליח בניהול פרויקטים?
הגישה – פרספקטיבה רחבה
מנהלי פרויקטים נדרשים לראות את התמונה הכללית מכל נקודות המבט האפשריות – הצד של הלקוח, של העובדים, המנהלים והעושים במלאכה ולהתייחס לפרמטרים שמשפיעים על ייעול התהליך כמו למשל, לוחות זמנים, אילוצי תקציב מבלי לפגוע באיכות של המוצר. זה הוא תפקיד עם הרבה אחריות שנועד לגשר על הפערים הפוטנציאליים בין הצדדים השונים.
בין הסמכויות של מנהלי הפרויקטים ניתן לציין פיתוח תכנית הפרויקט, תקשורת מול המעורבים, ניהול הסיכונים בפרויקט, ניהול תקציב, ניהול קונפליקטים. לרוב מנהלי הפרויקט עובדים על פי סטנדרטים שונים שנקבעים על פי ידע, חוקים, תקנים מחמירים ומתווים את שלבי התהליך השונים עד לסיום הפרויקט.
התכנון – כיצד להיות בשליטה
אחד הדברים החשובים ביותר בהצלחת פרויקט טמון ביכולת של מנהלי פרויקטים לנהל את הפרויקט על פי תהליך ידוע מראש ותוך כדי לבצע בקרת איכותבדיקה שוטפת שתוצרי הפרויקט עומדים בדרישות ובסטנדרטים שהוגדרו. ולייעל תהליכים. לצורך כך, מחלקים את הפרויקט לפאזותשלבים מוגדרים בפרויקט, שלכל אחד מהם יעדים ולוח זמנים משלו. על פי פרק זמן ריאלי, מקצים סמכויות לעובדים המשתתפים בפרויקט תוך הגדרת יעדים ידועים מראש. מנהלי פרויקטים משתמשים בתוכנות שונות המסייעות להם לעקוב אחרי התקדמות הפרויקט, לבחון אלטרנטיבות לאורך הדרך ואף לנהל מספר פרויקטים בו זמנית.
המשאב האנושי – ניהול כוח אדם
על אף שהמשימתיות בניהול פרויקטים קשורה הרבה פעמים למוצרים, הרי שמצופה ממנהלי פרויקטים לנהל גם את העובדים השותפים בפרויקט כדי שכל אחד יוכל לתרום מהידע הייחודי שלו, מזמנו ואף לעבוד בשיתוף פעולה כצוות. מנהלי פרויקטים רבים מארגנים ישיבות תקופתיות כסיעור מוחותמפגש קבוצתי להעלאת רעיונות בחופשיות, לפני שמעריכים אותם ובוחרים ביניהם. ושיתוף בין העובדים ופגישות אישיות עם השותפים בפרויקט כולל דו"ח מעקב אישי אחרי התקדמות של כל משימה. כמובן שכדי להצליח בכך, חשוב מאוד לשמור על קשר עם העובדים ולתדרך אותם בצורה הממוקדת ביותר כדי שכל אחד ימקסם את נוכחותו בהצלחת הפרויקט.
זה הוא תפקיד עם הרבה אחריות שנועד לגשר על הפערים הפוטנציאליים בין הצדדים השונים.
בקרה – הפקת לקחים ומקסום התוצאות העסקיות
אחד מהאתגרים המורכבים שעומדים בפני מנהלי פרויקטים הוא הגשת המסקנות בתום הפרויקט כדרך להפקת לקחים לפרויקט הבא. יש לזכור שהתוצאות העסקיות של החברה תלויות במידה רבה בפרויקט, שביעות רצונו של הלקוח, עלייה במכירות וכדומה ולכן, מנהלי פרויקטים נדרשים לנטר את הפרויקטים ועל פי ניסיונם להתוות דרך יעילה יותר לפרויקט הבא. נדרשת כאן יכולת אנליטית גבוהה מאוד.
מה לקחת מכאן
- הגדירו בתחילת הפרויקט שלבים, יעדים ובעלי סמכות לכל משימה, וכך תשמרו שליטה לאורך הדרך.
- בחנו כל החלטה מכמה זוויות: הלקוח, הצוות וההנהלה, ובדקו את השפעתה על זמן, תקציב ואיכות.
- השקיעו בקשר אישי עם חברי הצוות ובתדרוכים ממוקדים, ולא רק בכלי מעקב.
- סיימו כל פרויקט בניתוח מסודר של התוצאות העסקיות, והטמיעו את המסקנות בפרויקט הבא.
שאלות ותשובות
לפי המאמר, בעבר רבים הגיעו לתפקיד לאחר קידום מתפקידי ייצור, תכנון או ניהול, והיום ההתמקצעות מכוונת מראש, למשל דרך קורסים ייעודיים. ההכשרה המובנית נותנת כלים ושפה מקצועית משותפת שאפשר להעביר בין ענפים. הידע המעשי מהשטח נשאר יתרון, אך הוא כבר אינו הדרך היחידה להגיע לתפקיד.
המאמר מציין פיתוח תכנית הפרויקט, תקשורת מול המעורבים, ניהול סיכונים, ניהול תקציב וניהול קונפליקטים. לרוב הוא פועל לפי סטנדרטים, חוקים ותקנים שמגדירים את שלבי התהליך עד סיום הפרויקט. בפועל, תפקידו לגשר בין הצדדים השונים ולשמור על איזון בין זמן, עלות ואיכות.
הוא מקיים ישיבות תקופתיות לסיעור מוחות ולשיתוף, לצד פגישות אישיות ודוח מעקב על התקדמות כל משימה. תדריך ממוקד וקשר רציף מאפשרים לכל אחד לתרום מהידע והזמן שלו. כשהציפיות ברורות, קל יותר לזהות עיכובים מוקדם ולטפל בהם.
מעוניינים בייעוץ אישי לארגון שלכם?
המומחים שלנו ישמחו להתאים עבורכם תוכנית הכשרה מדויקת לצרכים שלכם.
