כמה טיפים שיהפכו את הזום הבא שלכם, למוצלח הרבה יותר

היום כבר אין מי שלא מכיר את ZOOM – מילדי בית ספר, דרך עובדים ומנהלים ועד הסבים והסבתות שלנו שלמדו בתקופת הקורונה לתקשר מרחוק. אם עד לפני כחצי שנה, פגישות און-ליין היו נחלתן של חברות הייטק או חברות גלובאליות בלבד, היום אנחנו מבינים שזה כאן כדי להישאר.

היתרונות כבר ברורים לכולנו:

• זה חוסך זמן שהיינו מבזבזים בעבר בנסיעה, חניה או סתם ללכת מחדר לחדר במשרד
• זה קל ונגיש – כל אחד יכול להתחבר לזה (ובחינם) בכל מקום ובכל אמצעי
• זה יעיל – במקום פגישות ארוכות ולא נגמרות אנחנו מקיימים פגישות קצרות וממוקדות ועוד…

אבל לצד כל היתרונות יש מס' דברים שצריך לגשר עליהם או לפחות לתת עליהם את המענה כשמתכננים מפגש בזום:
הראשון, זו התחושה של חוסר הקירבה – תקשורת מרוחקת דרך מסכים שלא מצליחה תמיד לפצות על חוסר המפגש פנים אל מול פנים.
השני זה נושא הקשב והחזקת תשומת הלב – לאחרונה אני מגלה יותר ויותר שיש לי קושי להתרכז לאורך זמן (מי שסביבי, יטען שזה היה קיים כל הזמן אבל אני מכחישה בתוקף) ואחת הסיבות היא המדיום. או במילים נכונות יותר – חוסר שימוש נכון במדיום.
כי זה בהחלט אפשרי לשמור על קשב וקשר עם המשתתפים בזום, אבל צריך לדעת לעשות את זה נכון.

כדי להתמודד עם האתגרים הללו ועוד הרבה אחרים, צריך לחשוב אחרת על הזום – זו לא פגישה רגילה שמתקיימת במחשב, זו צורת עבודה אחרת לגמרי שאפשר להפוך אותה לאפקטיבית ויעילה יותר.

אז בין אם אתם משתמשים בזום לפגישות עם לקוחות ועובדים ובין אם אתם מעבירים סדנאות וובינרים און ליין, הנה כמה טיפים שיעזרו לכם להפוך את הזום הבא שלכם למוצלח יותר.

תתכוננו:

בכל פגישה בזום (בין אם זו פגישה של הצוות שלנו, או הדרכה שאנחנו מעבירים) ההכנה היא המפתח להצלחה.
ראשית, בדקו מי הולך להיות בפגישה, וכשאתם בונים את המפגש – זכרו את קהל היעד שלכם וחשבו מה יעניין אותם ולמה בעצם שהם יקשיבו לכם, מה יוצא להם מזה.
שנית, עצרו רגע ודייקו את המסר שלכם. לכל פגישה או הדרכה צריך שיהיה מסר מרכזי או שניים שאיתם אנחנו רוצים להוציא את המשתתפים.
ריבוי מסרים מייצר חוסר מיקוד וחוסר פרודוקטיביות. ברגע שהבנו מה מעניין את קהל היעד שלי ומה ישאיר אותו מרוכז, נוכל לדייק את המסר שלנו וצורת ההצגה שלו בהתאמה.

תקצרו:

דיברנו כבר על הקשב שהולך ומתקצר – אז באון ליין זה אפילו יותר מחמיר.
יותר ויותר ארגונים מבינים שאין צורך בפגישות של שעה ואפשר לקצרן לחצי שעה. גם הדרכות מתקצרות – במקום ימים מלאים, מפגשים ממוקדים יותר.

ריבוי מסרים מייצר חוסר מיקוד וחוסר פרודוקטיביות.

תשקיעו במצגת:

במפגש פנים מול פנים, מה שייצר את הרושם הראשוני לרב זה הנראות שלנו והגישה שלנו.
באון-ליין לרוב זו המצגת שלנו. וזה הזמן להגיד – אין מקום יותר למצגות עם מלא בולטים, פונט אריאל או דיוויד ואיורים משנות ה- 90.  אם אתם רוצים להיתפס כמקצוענים ועדכניים, המצגת שלכם צריכה להיראות בהתאם.
השקיעו בתמונות איכותיות ובקשר בין התמונה למסר. הפחיתו במלל – המצגת לא צריכה להיות תיעוד כתוב של מה שאתם אומרים אלא אמצעי לליווי הפגישה וליצירת מסגרת וקשב.
דרך אגב, אם מדובר בהדרכה מוקלטת שווה לשלב לאחר מכן כתוביות – רוב האנשים שצופים בוידאו בטלפון צופים ב- MUTE וכך הם לא ידלגו לסרטון הבא.

לשתף, לשתף, לשתף :

ברגע שהמשתתפים נדרשים לקחת חלק פעיל בפגישה, הקשב שלהם עולה והמסר הופך להיות זכיר יותר.
היום, יש לנו אמצעים דיגיטליים חינמיים שבעזרתם ניתן לתבל את המפגש ולשתף את השומעים. מנטימטרכלי דיגיטלי ליצירת סקרים ושאלות אינטראקטיביות שהמשתתפים עונים עליהן בזמן אמת., קאהוטפלטפורמה ליצירת חידונים ומשחקי שאלות שמשתתפים עונים עליהם מהמכשיר שלהם., פאדלט, סקרים ב- ZOOM עצמו, דיון בצ'אט או בעל פה, תחרויות ומשחקים – כל אלה יהפכו את הפגישה לאפקטיבית ומעניינת הרבה יותר.

תתעניינו ותתחילו בנטוורקינגשיחה בלתי פורמלית שנועדה ליצור היכרות וקשר בין המשתתפים. :

אם זו פגישת עבודה, נסו להקצות כמה דקות בהתחלה לשלב המקרב. להתעניין בחברי הצוות ובעובדים, לשאול מה חדש ולא ישר לצלול לביזנס.
אם זו הדרכה, סבב היכרות עם שאלה מעניינת או שיח נטוורקינג קצר בקבוצות קטנות תמיד ייצר קרבה ואנרגיה טובה יותר לתחילת המפגש.

תהיו אפקטיביים:

כדי שכולם ירגישו שהפגישה לא הייתה בזבוז זמן אלא תורמת ומקדמת, היו אפקטיביים ומניעים לפעולה.
אם מדובר בפגישת עבודה, דאגו לסכם עם Action itemsמשימות מוגדרות שמסכמות מי אחראי על מה בהמשך לפגישה, ולרוב גם מתי. מאוד ברורים להמשך עבודה.
אם מדובר בהדרכה, דאגו לסכם בסוף ההדרכה מה הכלים או הטיפים המרכזיים שתרצו שהמשתתפים יצאו איתם.
זהו, לכם נשאר רק לקבוע את הזום הבא שלכם וליישם את חלק מהטיפים למעלה – אני מבטיחה לכם ה- ZOOM הבא יראה שונה לגמרי!
בהצלחה.