ארבעת העקרונות הקריטיים להצלחת פרויקט

לדברי איל מסד, מנהל אקדמי של ניהול פרויקטים בהמי"ל, ניהול פרויקטים הוא תחום דינאמי ומתפתח וקיימת תורה המקנה שיטות עבודה , כלים ויכולות העונים לצרכי ניהול הפרויקטים. הוא מדגיש, שבקורס ניהול פרויקטים בהמי"ל מכשירים את מנהלי הפרויקטים על פי מתודולוגיה בשם (PMBOKגוף ידע לניהול פרויקטים שמרכז שיטות עבודה, כלים ותהליכים הנהוגים בתחום ומשמש בסיס להכשרה ולעבודה מקצועית. Project Management Body of Knowledge), שנעשה בה שימוש כיום בחלק ניכר מהפרויקטים בעולם.
"הייחוד של מתודולוגית ניהול זו היא בכך שהיא מתאימה פתרונות לכל סוגי הפרויקטים באשר הם ולכן הלימוד שלה מעניק לקבוצה רחבה של משתתפים מכל תחום מקצועי שפה אחידה בניהול פרויקטים בתחומם. היא מאפשרת למנהל פרויקטים לטפל בגורמים הקריטיים להצלחת הפרויקט ויישומה הנכון מעלה את סיכוי ההצלחה בפרויקטים".
לפניכם חלק מיסודותיה של השיטה:

אפיון המשימה

אפיון הוא הבסיס לתחילת העבודה ולהמשכה. לפי מסד, " יש לדעת לאפיין את המשימה. כלומר, לתאר את הבעיה והצורך, לבצע בדיקת התכנותבחינה מוקדמת אם הפרויקט ניתן לביצוע בפועל, בהתחשב במשאבים, בזמן, בעלות ובמגבלות אחרות. לפרויקט, לתאר את מטרותיו ויעדיו, תוצרים ותוצאות, גורמי סיכון, חלופות וכו'. לדוגמא, בפרויקט פרטי אפילו של רכישת בית, יש להגדיר לפני חיפוש אחר נכס את המטרות והיעדים, כך שיתאימו לתוצרים ולתוצאות ובתוך כך גם לזהות את גורמי הסיכון. לדוגמא, לקיחת משכנתא עשויה לפגוע במצב הפיננסי של המשפחה".

בחירת מנהל מתאים והכשרתו

בעבר, כל מנהל שרצה להיכנס לתחום ניהול פרויקטים יכול היה לעשות זאת, אך כיום נדרשות ממנו כמנהל מקצועי יכולות ותכונות שיש להערך לרכישתם. "חשוב לדעת לבחור מנהל ולהכשיר אותו, כי לא כל מנהל יתאים לניהול פרויקטים ולא כל מנהל פרויקטים יתאים לכל פרויקט. למנהל פרויקטים צריכה להיות ההכשרה המתאימה והידע הרלבנטי בתחומי ידע רבים כמו למשל תקשורת בינאישית טובה עם הצוותים והפעילים בפרויקט".

בניית לוגיקה

לפי מסד, יש לבנות מראש את הלוגיקה של הפרויקט ולעקוב ולבקר במהלכו את התקדמותה. כלומר, להגדיר תכנית אסטרטגית, מטרות ויעדים תאריך יעד לסיום, לוחות זמנים, גיבוש התקציב, הקצאת משאבים ולוודא בהמשך שאכן עומדים בפרמטרים שנקבעו . "מנהל פרויקט הוא סוג של אסטרטג ומעורב בכל שלבי הפרויקט מתחילתו ועד סיומו. חשוב לדעת לקראת מה הולכים בתהליך של ניהול פרויקטים, לתחום את תכולת הפרויקטההגדרה של מה כלול בפרויקט ומה לא, כדי לשמור על גבולות ברורים לעבודה ולתוצרים. בלוחות זמנים מוגדרים ולמקסם את המשאבים שעומדים לרשותו בתהליך תוך שמירה על איכותו".

מנהל פרויקט הוא סוג של אסטרטג ומעורב בכל שלבי הפרויקט מתחילתו ועד סיומו.

מקצוענות בשני צירים

מנהל פרויקטים פועל בשני צירים. "הציר הראשון הוא ציר משימתי", אומר מסד. "עליו לצבור ולהפעיל את הידע לניהול פרויקטים, במסגרת 10 תחומי ידע: ניהול אינטגרציהתחום ידע שמטרתו לחבר בין כל חלקי הפרויקט ותחומי הידע שלו, כך שיפעלו כמכלול אחד., תכולה, זמן, עלות, איכות, סיכונים, רכש , תקשורת ובעלי עניןכל מי שהפרויקט משפיע עליהם או שיכולים להשפיע עליו, למשל לקוחות, ספקים, הנהלה וחברי צוות.. מנהל הפרויקט נושא באחריות לכל התחומים הנ"ל תוך כדי הפרויקט וצריך לנהל גם את הקשרים והתהליכים שבינהם. בנוסף, קיים גם הציר ההתנהגותי בפרויקט המתייחס לדרך בה המנהל מנתב את המשאב האנושי כך שניתן יהיה להשיג את התוצאות הטובות ביותר בעבודת צוות, קבלת החלטות, ניהול מו"מ ועוד". הוא נזקק בעבודתו לתקשורת בינאישית מפותחת כדי לתקשר עם הצוות בדרך אפקטיבית ולפי מסד, "זוהי משימה לא פשוטה שרוב מנהלי הפרויקטים חווים את קשיה. מצד אחד, הם לא יכולים להזיז הרים וגבעות בכוחות עצמם וזקוקים לצוות שיעשה זאת עמם ומצד שני, עליהם לקיים ולשמור על קשר טוב ותקין עם אותם גורמים למרות כל הקשיים המשותפים במהלך הפרויקט.

רוצים לדעת עוד? קורס ניהול פרויקטים בהמי"ל להכשרת מנהלי פרויקטים, התמקצעות ושדרוג הידע גם של מנהלי פרויקטים פעילים.