אם בעבר מנהלי פרויקטים רבים צמחו אל תוך התפקיד לאחר שקודמו מתפקידים בקו הייצור, התכנון או הניהול, הרי שכיום מדובר בהתמקצעות מכוונת מראש וישנם קורסי ניהול פרויקטים המכשירים מנהלי פרויקטים מומחים שמסוגלים להכיל את שלל המיומנויות בתחום בפרויקטים שונים בענפים מגוונים – בנייה, אדריכלות, תעופה וביטחון, רשתות מחשבים, תקשורת או פיתוח תוכנה.
איזה כישורים מעצבים את תפקיד מנהל הפרויקטים ומה צריך כדי להצליח בניהול פרויקטים?
הגישה – פרספקטיבה רחבה
מנהלי פרויקטים נדרשים לראות את התמונה הכללית מכל נקודות המבט האפשריות – הצד של הלקוח, של העובדים, המנהלים והעושים במלאכה ולהתייחס לפרמטרים שמשפיעים על ייעול התהליך כמו למשל, לוחות זמנים, אילוצי תקציב מבלי לפגוע באיכות של המוצר. זה הוא תפקיד עם הרבה אחריות שנועד לגשר על הפערים הפוטנציאליים בין הצדדים השונים.
בין הסמכויות של מנהלי הפרויקטים ניתן לציין פיתוח תכנית הפרויקט, תקשורת מול המעורבים, ניהול הסיכונים בפרויקט, ניהול תקציב, ניהול קונפליקטים. לרוב מנהלי הפרויקט עובדים על פי סטנדרטים שונים שנקבעים על פי ידע, חוקים, תקנים מחמירים ומתווים את שלבי התהליך השונים עד לסיום הפרויקט.
התכנון – כיצד להיות בשליטה
אחד הדברים החשובים ביותר בהצלחת פרויקט טמון ביכולת של מנהלי פרויקטים לנהל את הפרויקט על פי תהליך ידוע מראש ותוך כדי לבצע בקרת איכות ולייעל תהליכים. לצורך כך, מחלקים את הפרויקט לפאזות על פי פרק זמן ריאלי, מקצים סמכויות לעובדים המשתתפים בפרויקט תוך הגדרת יעדים ידועים מראש. מנהלי פרויקטים משתמשים בתוכנות שונות המסייעות להם לעקוב אחרי התקדמות הפרויקט, לבחון אלטרנטיבות לאורך הדרך ואף לנהל מספר פרויקטים בו זמנית.
המשאב האנושי – ניהול כוח אדם
על אף שהמשימתיות בניהול פרויקטים קשורה הרבה פעמים למוצרים, הרי שמצופה ממנהלי פרויקטים לנהל גם את העובדים השותפים בפרויקט כדי שכל אחד יוכל לתרום מהידע הייחודי שלו, מזמנו ואף לעבוד בשיתוף פעולה כצוות. מנהלי פרויקטים רבים מארגנים ישיבות תקופתיות כסיעור מוחות ושיתוף בין העובדים ופגישות אישיות עם השותפים בפרויקט כולל דו"ח מעקב אישי אחרי התקדמות של כל משימה. כמובן שכדי להצליח בכך, חשוב מאוד לשמור על קשר עם העובדים ולתדרך אותם בצורה הממוקדת ביותר כדי שכל אחד ימקסם את נוכחותו בהצלחת הפרויקט.
בקרה – הפקת לקחים ומקסום התוצאות העסקיות
אחד מהאתגרים המורכבים שעומדים בפני מנהלי פרויקטים הוא הגשת המסקנות בתום הפרויקט כדרך להפקת לקחים לפרויקט הבא. יש לזכור שהתוצאות העסקיות של החברה תלויות במידה רבה בפרויקט, שביעות רצונו של הלקוח, עלייה במכירות וכדומה ולכן, מנהלי פרויקטים נדרשים לנטר את הפרויקטים ועל פי ניסיונם להתוות דרך יעילה יותר לפרויקט הבא. נדרשת כאן יכולת אנליטית גבוהה מאוד.
