היתרונות של ישיבת צוות
ישיבות צוות מסייעות להכרות בין חברי הצוות הנדרשים לעבוד ביחד כיחידה מובחרת ולהעלות נושאים לדיון ולגבש את דרך הפעולה הנחוצה בעבודה המשותפת למען הצלחת הפרויקט. בישיבת צוות ניתן להציף קונפליקטים ולחשוב ביחד על פתרון של בעיות. הישיבות משרתות הן את האינטרסים של חברי הצוות עצמם המעוניינים לשתף והן את המנהלים שיכולים לנצל את המומנטום להענקת משובים ולחלק משימות להמשך הדרך, כדי לשפר תהליכי עבודה.
חלק ניכר מישיבות צוות מוקדש לעניינים ביורוקרטיים ואינפורמטיביים, כמו חידושים ועדכונים מטעם ראשי הארגון ולרוב נהוג לקיים סבב בין כל המשתתפים, כך שכל אחד בתורו יוכל לעדכן בחלק עליו הוא אחראי בפרויקט.
למנהל, כפי שנלמד במסגרת קורס ניהול, תפקיד חשוב שניהול ישיבות צוות אפקטיביות כאשר המטרה היא להניע את הצוות גם בתנאי לחץ. ניתן לרתום את חברי הצוות ולערוך מעין סימולציות או דיונים כדי להגיע להסכמה בנוגע לנושאים לא פתורים וללמוד את החולשות והחוזקות של המשתתפים תוך כדי הישיבה. מנהל מיומן יידע כיצד לאתר את נקודות התורפה של הצוות וכיצד לייצר תקשורת אפקטיבית בין חברי הארגון שיאפשרו זרימת עבודה טובה יותר. זו הזדמנות נהדרת גם לחלק פידבקים והערכות על מנת להעלות את המוטיבציה של כל המשתתפים ולהחליט ביחד על המשך העבודה.
ישיבת צוות יכולה להתקיים אחת לשבוע, אבל סביר יותר להניח שתתקיים אחת לחודש במיוחד בעתות לחץ וכאשר מדובר בצוותים גדולים יחסית ולרוב תתקיים כמספר שעות. כמובן שאפשר לקיים ישיבות צוות בתדירות גבוהה יותר בהתאם לצרכי הארגון והצוות.
ניהול אפקטיבי של הישיבה
על מנת לייעל את התהליך כדאי להגיש מראש הצעה לסדר היום של ישיבת צוות מנושאים שיעלו לדיון ועד חלוקת זמן לכל משתתף או תוכן עניינים לפי נושאים בהם מעוניינים לדון במסגרת הישיבה. מומלץ תמיד שיהיה משתתף שיתעד את הנושאים השונים ויוכל גם לשלוח סיכום למשתתפים וגם לאלה שלא יכלו להגיע וכן כרקע למפגש הבא. חשוב מאוד לסיים כל ישיבה עם משימות מוגדרות או הסכמות בדבר הפעילות כדי שהמשתתפים יצאו מהישיבה כשהם יודעים בדיוק מה מצופה מהם וגם חדורי מוטיבציה.
מנהלים רבים נוטים לבקש גם משובים מהעובדים בדבר ישיבת הצוות והתנהלותה על מנת לשפר את ההגשה של החומר או את תרבות הדיון, מפיקים מסקנות ומשתכללים עם הזמן.
רוצים לנהל ישיבת צוות מוצלחת? בקורס ניהול לומדים תוך כדי סימולציות ואימונים מהמומחים בתחום כיצד לנהל ישיבת צוות טובה, איך לקהל החלטות במסגרת ישיבת צוות, לחזק ולהעצים את עצמם כמנהיגים בעיני העובדים וליצור גיבוש צוותי בעבודה למען השגת מטרה משותפת.
